На главную
Саморегулируемая организация Ассоциация "Строители Оборонного и Энергетических Комплексов" (СРО "АСОЭК")



   

Закажите обратный звонок

Заполняем табель учёта рабочего времени

ЗАПОЛНЯЕМ ТАБЕЛЬ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Требование вести учет отработанного сотрудником времени, независимо от организационно-правовой формы и размера штата, содержится в ч. 4 ст. 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Для этого используются формы № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и № Т-13 «Табель учета рабочего времени», утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Форма № Т-12 отличается от № Т-13 графой для данных по оплате труда. Кроме того, форма № Т-13, как правило, применяется для учета рабочего времени в автоматизированном режиме, а № Т-12 – на бумажном носителе. Формы документов можно посмотреть здесь.

В бюджетных учреждениях в соответствии с Инструкцией N 25н для учета использования рабочего времени и начисления заработной платы применяется табель по форме N 0504421 (Письмо Роструда от 10.09.2007 N 02-14-10а/2261).

Постановлением Госкомстата предусмотрено 36 условных обозначений присутствия и отсутствия на работе – казалось бы, вполне достаточно. Но на практике довольно часто возникают ситуации, когда подобрать подходящий код невозможно. Эта проблема особенно актуальна для автоматизированного учета, когда соответствующий вид присутствия или отсутствия связан с определенным видом оплаты.

Поскольку никаких разъяснений на данный счет действующее законодательство не дает, то работодатель соответствующим приказом может ввести дополнительные условные обозначения, учитывающие специфику деятельности.

Примечание. Удаление отдельных реквизитов из табеля, как и из других унифицированных форм, не допускается. При этом вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк табеля с учетом значимости показателей, включения вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации законодателями не запрещено, так же как и внесение в табель дополнительных реквизитов. Обратите внимание: если возникает необходимость внести изменения в унифицированные формы, должен быть оформлен соответствующий приказ.

Руководители организаций очень редко вводят должность табельщика, считая нецелесообразным подобное расходование средств. Как правило, эта обязанность вменяется сотрудникам бухгалтерии, отдела кадров или руководителям подразделений, что обязательно должно быть закреплено в трудовом договоре или должностной инструкции либо оформлено приказом по основной деятельности. Назначение ответственного за ведение табеля – очень важный момент, поскольку нарушения в этой сфере, выявленные Государственной инспекцией труда, предусматривают административную ответственность (см. таблицу). Если обязанность по оформлению табеля не предусмотрена должностной инструкцией или трудовым договором, она должна быть дополнительно оплачена.

Табель открывается за 2 - 3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.

Все записи в табеле производятся на основании документов по учету личного состава. Например, код «С» («04») – продолжительность сверхурочные работы) – проставляется в соответствии с приказом о привлечении к работе в условиях, отклоняющихся от нормальных, и письменного согласия работника, «Б» («19») – на основании листка нетрудоспособности. Если же документы отсутствуют, то в табель вписывают «НН» («30») – невыход по невыясненным причинам.

Сотрудника включают в табель на основании приказа о приеме на работу и/или трудового договора, исключают – после приказа об увольнении. Табельный номер уволенного работника, как правило, не присваивается другому сотруднику в течение нескольких лет.

При отражении случаев неявки на работу, учет которых ведется в календарных днях (ежегодные основные и дополнительные оплачиваемые отпуска, отпуска без сохранения заработной платы, временная нетрудоспособность, отпуска учебные, аспирантские и т.д.), в табеле в верхней строке графы 4 проставляются только буквенные коды условных обозначений, а нижние строки остаются пустыми (или отмечаются знаком «Х»).

Временная нетрудоспособность (код «Б» или «19»), отпуск по беременности и родам («Р» или «14»), отпуск уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет («ОЖ» или «15»), отпуск без сохранения заработной платы («ДО» или «16») в табеле учета рабочего времени отражаются в календарных днях методом сплошной регистрации, т.е. включая выходные и нерабочие праздничные дни.

Согласно п. 586 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558, срок хранения табеля учета рабочего времени составляет 5 лет, а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет.

Условные обозначения, используемые в табеле. Особые случаи

Существуют основные условные обозначения, которые соответствуют определенным периодам времени, использованного работником (фактически отработанное время, отпуск, командировки и т.д.). Но есть и такие виды деятельности, совершаемой в рабочее время, условные обозначения для которых табелем не предусмотрены либо их нельзя отнести к принятым обозначениям. Далее рассмотрим такие случаи.

Среди принятых обозначений нет кода, показывающего, как отметить в табеле время, отработанное женщиной, находящейся в отпуске по уходу за ребёнком. Что делать?

Согласно ч. 3 ст. 256 ТК РФ по заявлению женщины во время отпуска по уходу за ребенком она может работать на условиях неполного рабочего времени или на дому. Получается, что в табеле учета рабочего времени для такого работника необходимо одновременно проставлять и код «ОЖ» (отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет), и код «Я» (продолжительность работы в дневное время). Поскольку никаких указаний, связанных с данной ситуацией, в Постановлении Госкомстата России нет, рекомендуется решить этот вопрос в приказе (распоряжении) работодателя. Приказом может быть предусмотрено, например, введение двойного обозначения «ОЖ/Я». Соответственно в нижней строке должна быть напечатана косая черта, перед которой не будет никаких обозначений, а после будет указано количество отработанных часов («/4»).

Работник проходит курсы повышения квалификации с отрывом от работы в другой местности. Какое условное обозначение соответствует данному периоду при заполнении табеля?

Прохождение работником таких курсов сопровождается направлением руководителя и оформлением на данного работника соответствующего приказа. При этом, как правило, за таким работником сохраняется рабочее место и средняя заработная плата. Поэтому в данном случае такую поездку можно квалифицировать как командировку и при заполнении табеля следует проставлять условное обозначение с буквенным кодом "К".

Сотрудник не явился на работу по причине сдачи крови в больнице. Документом, подтверждающим его отсутствие на рабочем месте, служит справка, предоставленная медицинским учреждением. Как следует отразить в табеле его отсутствие на работе?

В соответствии со ст. 186 ТК РФ работникам, являющимся донорами, предоставляется непосредственно после каждого дня сдачи крови день отдыха с сохранением среднего заработка. По желанию работника этот день присоединяется к ежегодному отпуску или может быть использован им в другое время в течение года после сдачи крови и ее компонентов. Кроме того, средний заработок сохраняется за дни обследования работников и сдачи крови.

Время отсутствия на работе по причине сдачи работниками крови можно отнести к времени исполнения работником государственных (общественных) обязанностей согласно законодательству, а при заполнении табеля в день сдачи крови поставить буквенный код "Г". День, который работник-донор берет в качестве дополнительного выходного, помечается в табеле обозначением "В".

Каким кодом в табеле рабочего времени следует отмечать день, когда работник был в военкомате по повестке?

Нахождение работника в военкомате на основании вызова по повестке считается исполнение работником государственных обязанностей (обязанностей по несению воинской службы), поэтому в табеле рабочего времени надо поставить отметку "Г" и указать количество реально отработанных часов в этот день.

Составление табеля при суммированном рабочем времени

В учреждении введен суммированный учет рабочего времени и составляется график сменности на квартал (учетный период). Для работника установлен месячный оклад. За квартал он отрабатывает норму часов, а в месяц работает больше или меньше нормы. Как отражать в табеле рабочие часы за месяц, если он отработал не все смены, предусмотренные графиком, за данный период, - по норме или по факту?

Суммированный учет рабочего времени вводится в учреждении, если по отдельным видам работ не может быть соблюдена установленная ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени. В таких ситуациях, как правило, в учреждении составляется график сменности на определенный период рабочего времени (учетный период) (месяц, квартал, полугодие, год). При этом продолжительность рабочего времени не должна превышать нормальное число рабочих часов в данном периоде (ст. 104 ТК РФ). Однако в пределах учетного периода, продолжительность которого более одного месяца (в нашем случае квартал), число рабочих часов в каждом конкретном месяце может отличаться от нормального числа рабочих часов в большую или меньшую сторону.

На практике встречаются случаи, когда сотрудники отдела кадров путают табель учета рабочего времени и график сменности. Нужно учитывать, что это разные документы, несущие разную смысловую нагрузку.

График сменности отражает, как запланировано во временном промежутке распределение рабочего времени. Табель учета рабочего времени - это то, сколько фактически из запланированного рабочего времени отработано. Из этого следует, что отражение в графике сменности периода временной нетрудоспособности противоречит логике документа, поскольку работодатель не может предвидеть, когда и сколько работник будет находиться на больничном, а тем более поденно «планировать» его болезнь.

Согласно ст. 129 ТК РФ оклад (должностной оклад) представляет собой фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат.

Если в учреждении введен суммированный учет рабочего времени, при этом работник отрабатывает за месяц все смены, предусмотренные графиком, то он имеет право получить месячный оклад. Если же установленные в месяц смены отработаны работником не полностью, то ему выплачивается часть оклада пропорционально отработанному времени.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Следовательно, в табеле учета использования рабочего времени необходимо отразить фактически отработанное сотрудником время по каждому месяцу квартала.

Оформление табеля при внутреннем совмещении

Отметки в табеле о работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника (в данном случае это работа по совместительству) производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (заявления о совместительстве) (Письмо Роструда от 18.03.2008 N 660-6-0).

Как правило, если работник, помимо основной должности, совмещает работу по другой в той же организации, то при заполнении табеля его фамилия будет указана два раза. В одной строке будет учтено время, посвященное основной работе, а во второй - время работы по совместительству.

Может ли учреждение в табеле учета рабочего времени отразить восьмичасовой рабочий день совместителя?

В соответствии со ст. 284 ТК РФ продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать четырех часов в день. В дни, когда по основному месту работы сотрудник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он может работать по совместительству полный рабочий день (смену). В течение одного месяца (другого учетного периода) продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени (нормы рабочего времени за другой учетный период), установленной для соответствующей категории работников. Следовательно, отражение в табеле восьмичасового рабочего дня совместителя при условии, что по основной работе он также работает полный день, является нарушением действующего трудового законодательства.

Как отразить в табеле учёта рабочего времени труда надомников?

При ведении табеля возникает вопрос об учете рабочего времени надомников, а также других категорий сотрудников, часто работающих вне стационарного рабочего места (программисты, журналисты, фотографы, редакторы, верстальщики и др.). Конечно, и их рабочее время должно учитываться в табеле, хотя, совершенно очевидно, что в данном случае указывать привычные «восьмерки» – прием весьма условный. Думается, что для таких работников, несмотря на повременную систему оплаты труда, необходимо устанавливать либо определенные объемы выполняемой работы, либо конкретные задания и сроки их выполнения, что позволит реально проконтролировать затраты рабочего времени. Нелишне напомнить, что названные особенности организации труда отдельных работников, отличающиеся от общих правил, установленных у данного работодателя, должны быть отражены в трудовом договоре.

Для работников-надомников представляется целесообразным вести отдельный табель учета рабочего времени методом регистрации отклонений, т.е. указывать в табеле не рабочее время, а выходные, отпуска, периоды нетрудоспособности и т.д.

Работнику в трудовом договоре установлен режим неполного рабочего времени - четыре часа в день. Будет ли при таких условиях считаться сверхурочым пятый час работы?

Сверхурочной является работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для него продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени - сверх нормального числа рабочих часов за учетный период (ст. 99 ТК РФ). Таким образом, работа за пределами установленной трудовым договором продолжительности рабочего времени может рассматриваться для конкретного работника как сверхурочная с соответствующей оплатой, предусмотренной ст. 152 ТК РФ.

Табель как объект проверок контролирующих органов

Составление табеля в учреждении является обязательным условием, так как этот документ - основной при исчислении заработной платы работников.

Как показывает практика, табель - это предмет проверки различных контролирующих органов.

Налоговые инспекторы проверяют правильность ведения табеля, сопоставляя его данные с данными расчетно-платежной ведомости, выявляя факты несовпадения, что свидетельствует о неправильном начислении заработной платы. Для тех, кто считает, что табель составлять не обязательно, п. 1 ст. 120 НК РФ предусмотрен штраф в размере 10 000 руб. за грубое нарушение правил учета доходов и расходов, то есть отсутствие первичных документов - в данном случае табеля.

Представители ФСС РФ используют табель в проверках для изучения исчисленных сумм пособий по временной нетрудоспособности.

Напомним, что ведение учета времени, фактически отработанного каждым работником, - обязанность работодателя (ч. 3 ст. 91 ТК РФ). Ее ненадлежащее исполнение может послужить основанием для привлечения работодателя к административной ответственности. В свою очередь, лицо, ответственное за ведение учета рабочего времени в организации (зачастую им является сотрудник отдела кадров), за нарушение правил учета может быть привлечено к дисциплинарной ответственности.

При проверках трудовой инспекцией одним из основных мероприятий, включенных в программу проверки, является анализ табеля учета использования рабочего времени. С помощью документа учета рабочего времени ревизоры выявляют нарушения трудового законодательства. В случае обнаружения каких-либо нарушений, связанных с неправильным заполнением табеля, ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрены штраф в размере от 1000 (для должностных лиц) до 50 000 руб. (для юридических лиц) или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Посмотреть план проверок трудовой инспекции на 2013 год можно здесь.

-